Le dossier de Médecine du Travail

Introduction

Il existe deux textes principaux sur le dossier médical : l’un spécifique au dossier de médecine du travail datant de 1986 et l’autre commun à tous les dossiers médicaux, mais qui modifie les modalités de transmission du dossier.

La loi du 4 mars 2002.

La transmission du dossier médical était jusqu’en mars 2002 uniquement réservé, après demande de l’intéressé, tuteur ou de son ayants droits, aux médecins choisis par l’intéressé. Depuis la loi du 4 mars 2002, complété par l’arrêté du 5 mars 2004, l ‘accès dossier médical est autorisé au patient.

Décret de 1986 : Article R 241-56 du Code du Travail

« Au moment de la visite d’embauchage, le médecin du travail constitue un dossier médical qu’il ne peut communiquer qu’aux médecins inspecteurs régionaux du travail et de la main d’œuvre, ou, à la demande de l’intéressé, (Décret n° 86-569 du 14 mars 1986) au médecin de son choix. Ce dossier est complété après chaque examen médical ultérieur.

Le modèle de dossier médical, la durée et les conditions de sa conservation sont fixés par arrêté du ministre chargé du travail (arrêté du 24 juin 1970 – JO du 12 septembre). »

Contenu du dossier médical

1 – L’identification du salarié, de l’entreprise qui l’emploie et du médecin du travail.

2 – Les caractéristiques du travailleur, sans rapport direct avec son emploi : nationalité, habitus, conditions de vie extérieure.

3 – Les renseignements administratifs : date de consultation, motif de la visite (embauche, visite annuelle systématique, reprise de travail…).

4 – Les particularités du poste de travail : identification claire des risques et exigences du métier, nuisances présentes sur le poste de travail.

5 – Les résultats de l’interrogatoire du salarié, les antécédents personnels et familiaux, les résultats de l’examen clinique et des examens complémentaires éventuels dont la nature et la fréquence peuvent être fixées par arrêté comme pour le cas du plomb ou du benzène, ou laissées à l’appréciation du médecin du travail.

6 – Les conclusions : bilan médical et professionnel, nécessité d’orientation vers un autre médecin, conclusion d’aptitude ou d’inaptitude au poste de travail, limitation d’aptitude.

Obligations vis à vis du dossier médical (Circulaire ministérielle n°34 du 20 juin 1969)

Conservation du dossier médical

La détention du dossier médical incombe au médecin du travail. Celui-ci doit prendre toutes les dispositions nécessaires pour assurer le secret médical et l’inviolabilité de son fichier. La responsabilité civile et pénale du médecin du travail peut être engagée en cas de violation de ce secret médical, en vertu de l’article 378 du Code Pénal.

La gestion du dossier est effectuée par une infirmière ou d’autres auxiliaires médicaux, également tenus au secret professionnel.

Le médecin du travail n’a aucun droit personnel sur les dossiers médicaux constitués dans le cadre du service médical de médecine du travail. Il ne peut emporter les dossiers, ni les détruire lorsqu’il quitte l’entreprise, mais doit les remettre directement à son successeur.

En cas de changement d’établissement du salarié au sein d’une même entreprise, son dossier médical peut être transmis par le médecin du travail à son collègue, mais jamais à l’employeur ni aux différents services administratifs. Aucun membre de l’entreprise n’a le droit de recevoir communication du dossier médical. Cependant, étant donné ses responsabilités, le chef d’entreprise doit être instruit des conditions relatives à l’aptitude au travail, cette communication se faisant par l’intermédiaire de la fiche d’aptitude. Ce document ne doit comporter aucune information couverte par le secret médical

Un directeur de service médical n’est pas en droit de consulter les dossiers médicaux.

Le dossier médical peut être communiqué au Médecin Inspecteur Régional du Travail et de la Main-d’œuvre.

Les dossiers médicaux sont conservés pendant toute la durée de présence du salarié dans l’entreprise. La circulaire ministérielle n°34 du 20/06/69 précise que la durée de conservation des dossiers médicaux des travailleurs ayant quitté une entreprise, en l’absence de dispositions légales en la matière, peut être fixée en règle générale à 5 ans.

Certains décrets spéciaux prévoient des modalités différentes de durée de conservation du dossier médical. C’est en particulier le cas pour des travailleurs ayant été soumis à un risque de maladie professionnelle indemnisable, chaque fois que le délai de prise en charge de la maladie est supérieur à 5 ans. Ainsi, pour une exposition au bruit, le dossier doit être conservé pendant au moins 10 ans après la fin de l’exposition au risque ; pour une exposition au plomb, il doit être conservé pendant au moins 12 ans ; pour une exposition à une substance cancérogène telle que l’amiante, il doit être conservé pendant 50 ans.

Fiche d’exposition – attestation d’exposition

Ces décrets spéciaux prévoient par ailleurs la rédaction d’une fiche d’exposition spécifique mentionnant les postes de travail occupés, les dates et les résultats des mesurages du niveau d’exposition, les dates et les résultats des examens médicaux, éventuellement le type de protection portée (par exemple pour une exposition au bruit, aux rayonnements ionisants, au travail en milieu hyperbare). Cette fiche d’exposition figurera dans le dossier de médecine du travail et servira d’élément de référence permettant, lorsque le salarié quitte l’entreprise, la rédaction d’une éventuelle attestation d’exposition permettant un suivi post-professionnel comme pour le cas d’une exposition à l’amiante par exemple.

Fiche médicale spéciale

Lorsque le salarié en fait la demande ou lorsqu’il quitte l’entreprise, le médecin du travail établit une « fiche médicale spéciale » en double exemplaire. Il en remet un exemplaire au salarié et conserve le second dans le dossier médical de l’intéressé (art 241-57). Cette fiche ne doit pas être une copie intégrale du dossier médical, afin d’éviter la divulgation d’un secret de fabrication que le médecin du travail aurait pu noter lors d’une étude de poste par exemple.

Cas particulier du transmission du dossier médical au salarié

À la demande du patient, depuis mars 2002, les informations formalisées détenues dans le dossier médical (notes personnelles en sont exclues) le concernant pourront lui être communiquées directement ou par l’intermédiaire d’un médecin qu’il désigne à cet effet, ou bien à une personne mandatée, ses représentants légaux (si majeur sous tutelle) ou ses ayants droit en cas de décès. Les courriers de l’employeur sont considérés comme non-communicables. La transmission se fera après vérification de l’identité de la personne, de la nature de sa demande et des modalités de communication. La communication du dossier sera obligatoire : les documents pourront être consultés sur place, avec éventuelle copie, ou bien être envoyés par courrier, en recommandé avec accusé de réception dans les 8 jours (porté à 2 mois si les informations datent de plus de 5 ans), mais après qu’un délai de réflexion de 48 heures (au plus tôt) aura été observé. Les responsables des dossiers pourront recommander qu’une tierce personne assiste le patient dans la lecture de son dossier, et dans ce cas le demandeur tranchera en acceptant ou non l’intermédiaire.

EN CONCLUSION

L’existence de ce dossier de médecine du travail est donc nécessaire. Il permet en effet :

– le suivi du travailleur à travers ses différents postes de travail,

– le recueil des informations sur les différents postes de travail utiles lors d’une étude de poste ou dans le cadre d’une enquête épidémiologique par exemple,

– une aide pour la rédaction du rapport annuel ou la gestion des activités du service médical,

– un moyen de communication avec un autre médecin du travail ou avec le médecin inspecteur régional du travail et de la main d’œuvre, tout en sachant que le salarié peut désormais en faire la demande.